Organisatorisch leren volgens Chris Argyris

We zijn een serie gestart over de onderliggende geheimen van onze veranderaanpak, 10s (10 stappen). Elk van deze geheimen zullen we publiceren in een artikel. Recent hebben we een artikel gepubliceerd over agile en scrum. In dit artikel belichten we de inzichten van Argyris en Schön over organisatorisch leren. De heren kwamen met het concept van Double Loop Learning. Wat ons betreft is dit inzicht onmisbaar om tot echte verandering te komen en heel actueel als we kijken naar de toeslagaffaire, en dan vooral hoe deze heeft kunnen ontstaan.

Leven

Chris Argyris werd geboren op 16 juli 1923 in Newark, New Jersey. In Clark ging hij naar de universiteit en ontmoette daar Kurt Lewin. Argyris studeerde af in psychologie (1947). Argyris onderzocht de impact van de formele kant van organisaties op mensen en hoe zij erop reageerden; daarna verschoof zijn focus naar organisatieverandering; en daarna naar lerende organisaties. Chris Argyris werkte vaak samen met Donald Schön (geboren 19 september 1930). Schön was een Amerikaanse filosoof en geïnteresseerd in het leren van professionals in de praktijk.

Actietheorieën

Argyris en Schön stellen dat mensen mentale modellen hebben over de wereld waarin ze leven. Zo heeft iedereen een impliciet mentaal model over de organisatie waar hij of zij werkt. Dit mentale model bepaalt wat mensen doen en zeggen. Je zou kunnen zeggen dat dit het gevoel is over hoe het hoort. Argyris heeft het over grenzen waarbinnen mensen willen opereren. Mensen zijn zich niet of weinig bewust van dit model. In een plaatje ziet dat er als bovenstaand uit.

Er is dus het eigen impliciete model en dat beïnvloedt de actiestrategie, dat wil zeggen: de acties die mensen ondernemen of de plannen die ze maken. Deze actiestrategie leidt tot een bepaalde consequentie. Als deze consequentie overeenkomt met wat mensen wilden, dan is het eigen impliciete model bevestigd. 

Naast het eigen impliciete model is er het formele model. Dat is het model waarnaar we zeggen te handelen. Het formele model is een afbeelding van de manier hoe organisaties willen werken. Je ziet dit terug in zaken als visie, strategie, website, etc. In een plaatje ziet dat er als onderstaand uit. 

Het formele model beïnvloedt ook de actiestrategie. Maar dit kan niet zonder dat het getoetst wordt aan het eigen impliciete model. Je toetst het immers aan je eigen normen en waarden. Daarmee is het ook logisch dat het formele model niet te ver moet afstaan van het eigen impliciete model. Argyris stelt dat mensen effectiever zijn als het eigen impliciete model zoveel als mogelijk overeenkomt met het formele model.

Single en double loop learning

Nu kan het zo zijn dat er een mismatch is tussen de consequentie en het eigen impliciete model. Als je dan de antwoorden zoekt in het aanpassen van de actiestrategie, dan heet dan single loop learning. Je blijft dan binnen het eigen model, binnen je eigen grenzen. Als je het eigen model ter discussie stelt, dan heet dat double loop learning.

Omdat een organisatie een optelsom is van de mensen die er werken, is een organisatie een optelsom van allerlei impliciete modellen. Mensen identificeren zich graag met het grotere geheel: het team, de afdeling, de divisie en/ of de organisatie. Maar niemand heeft het complete plaatje en men wil dit wel compleet maken. Er vindt dus voortdurend afstemming plaats over de impliciete modellen. 

Op individueel niveau geldt dat we het liefst binnen de grenzen van ons eigen systeem blijven. Op organisatorisch niveau geldt dit zeker. Bovenstaande leidt ertoe dat het organisatorisch niveau de optelsom is van vele individuele perspectieven. Dit wijzig je niet zomaar. Sterker nog, in discussies wil je niet buiten de boot vallen. Als je het systeem ter discussie stelt dan wordt je zelf ook kwetsbaar. Als je in een hiërarchisch werkende organisatie bijvoorbeeld kritiek uit op de top dan ben je niet loyaal, of incompetent omdat je blijkbaar zelf iets niet goed doet.

In de Kindertoeslagenaffaire was er een heersend systeem opgetuigd waarin fraude streng moest worden aangepakt. Er waren natuurlijk echt wel ambtenaren die aangaven dat dit systeem inhumaan was een aangepast moest worden. Maar diegenen die die kritiek durfden te uiten plaatsten zich buiten het systeem en snapten niet dat het toch echt wel belangrijk was om fraude goed aan te pakken. Daarom duurde het heel lang voordat dit besef doordrong tot het hogere management en de politiek.

Lerende organisatie

Het is voor organisaties belangrijk om mee te gaan met de veranderingen in de context waarbinnen ze opereren. Of, zoals benoemd in het voorbeeld van de Kindertoeslagenaffaire hierboven, tijdig door te hebben wanneer en waarom iets niet werkt. Daarom is het belangrijk om Double Loop Learning toe te passen. 

Hiervoor is het belangrijk dat mensen ideeën uitwisselen, Argyris noemt dat ‘reflexive inquiry’. Mensen moeten zich dan wel bewust zijn van het frame (het mentale model) waarbinnen ze opereren en bereid zijn deze ter discussie te stellen. In dit artikel hebben we laten zien dat het toepassen hiervan in de praktijk lastig is. Kritisch zijn naar het heersend systeem kan immers carrière-beperkend werken. We zien dit in onze praktijk ook wel terug als ‘weerstand’. Het heersend systeem duwt actief terug. Dit kan zo sterk zijn dat nieuwe ideeën niet herkend worden en bewust, maar ook onbewust, langere tijd genegeerd kunnen worden.

We weten natuurlijk allemaal dat het belangrijk is om voor dit soort gesprekken een veilige omgeving te creëren. Tegelijkertijd is de organisatiepolitiek niet weg te denken uit de praktijk. Argyris stelt daarom dat het minder zinvol is om te proberen een veilige omgeving te creëren, maar dat je rekening moet houden met deze altijd aanwezige factor.

Conclusies

Wat ons betreft heeft Argyris (samen met Schön) gelijk in zijn claim. Double Loop Learning is essentieel voor organisaties die zichzelf willen ontwikkelen. Tegelijkertijd is het lastig om dit goed voor elkaar te krijgen. Het vraagt een goede begeleiding.

In onze eigen 10s (10 stappen) aanpak neemt het Double Loop Learning een belangrijke plaats in. Als we dit uitleggen krijgen we soms het commentaar: “O, ik snap wat je bedoelt. Het is gewoon de Plan-Do-Check-Act cyclus!”. Ja, dat is het ook. Het goede aan dit commentaar is dat we het liefst kijken naar de praktijk (het werk) en daarop willen we reflecteren. Juist het werk zelf toont hoe er gewerkt wordt en maakt ook het gehanteerde model zichtbaar. Maar ‘gewoon’ de PDCA-cyclus neigt naar het idee van Single Loop Learning, terwijl juist het idee is om daar bovenuit te stijgen en Double Loop Learning toe te passen.