De fluïde organisatie (8): het einde van de organisatie?


08 september 2016
Categorie: Fluïde organisaties

Deze blog is de achtste in een serie van 10 blogs over Henk, directeur stichting NBO die werkt aan en worstelt met zijn fluïde organisatie.

Episode 8: de sturing van het veranderproces

Ik zit aan tafel met Henk en Jelle, de adviseur. Henk geeft Jelle het woord: “de aanpak van het veranderproces is helemaal Jelle’s pakkie-an geweest. Hij kan dan ook het beste uitleggen hoe hij de methodiek van het Change Management Framework (CMFW.nl) heeft toegepast op de praktijk van onze stichting.”

Tien stappen

“Het Framework gaat voor de besturing van het proces uit van tien stappen, vandaar de naam 10S-model. Als eerste stap is het van belang goed af te bakenen waar de verandering betrekking op moet hebben; wat de scope van het proces is. In Episode 1 zagen we dat de verandering niet alleen het bureau zou betreffen, maar ook het bestuur van de stichting. Zo’n afbakening lijkt voor de hand te liggen, maar is essentieel voor de probleemdefinitie die we in de tweede stap hebben scherp gesteld.

In deze tweede stap ging het erom de visie goed met elkaar te bepalen. En we zagen in de eerste twee episodes dat het daarbij niet alleen ging om het eindbeeld, maar juist ook om wat er goed ging. Maar het meest belangrijke visie-onderdeel was natuurlijk het probleem dat we opgelost wilden hebben.

Die probleemstelling hebben we bepaald door goed te observeren wat er speelde, en die observatie hebben we met elkaar betekenis gegeven. In het 10S-model zijn dat overigens de stappen 5 en 6”. “Huh? Van stap 2 naar 5?”Jelle ziet mijn verwarring, en tekent het 10S-model op het whiteboard.

Een cyclisch model

“Het model kent drie niveaus van cycli. De drie niveaus bestaan in totaal uit 10 stappen, maar die zijn niet netjes volgordelijk. De buitenste ring is op het niveau van het veranderproces als geheel. In Episode 3 vertelde Henk over het programmaplan, de derde stap. Tegelijkertijd ben je in een veranderproces steeds bezig met de binnenste ring. Je blijft observeren (stap 5), betekenis geven aan de observatie (Begrijpen, stap 6), je ontwerpt interventies (stap 7) en implementeert die (stap 8). In Episode 5 bijvoorbeeld zag je hoe wij onze activiteiten ontwierpen en planden (Stap 7), en in Episode 6 hebben jullie het gehad over de implementatie (Stap 8).”

Scrum-aanpak

Jelle laat ook aan de hand van het model zien dat de aanpak een duidelijk cyclisch karakter heeft. De middelste (blauwe) ring komt in cycli van drie maanden steeds terug: met alle collega’s worden de komende drie maanden gepland, en aan het einde wordt ook weer met elkaar teruggekeken hoe het is gelopen (stap 9, zie ook de episode van vorige week). Jelle noemt dat ‘retroperspectief’, een term uit de scrum-methode. Ik herinner me dat we het in Episode 4 vrij uitgebreid over scrum gehad hebben.

Afsluiting

Aan het eind van het gesprek neemt Henk het woord nog even. “Je hebt het alleen nog niet over de laatste stap gehad, Jelle. Net als met een project, is het met een veranderproces ook erg belangrijk het traject op enig moment formeel duidelijk af te sluiten. Er zijn altijd nog wel dingetjes die je wilt doen, maar dan blijft het door sudderen waardoor de scherpte uit het proces gaat. Dus: wanneer kan ik jou décharge verlenen en neem je afscheid?” Jelle lacht een beetje als een boer met kiespijn, maar beaamt wel het belang van die laatste stap 10.

Ook het gesprek sluiten we af, maar niet voordat we hebben afgesproken het volgende week op de beschouwende tour te gaan gooien. We zullen het dan hebben over de relevantie van fluïditeit in organisaties voor de maatschappij. Henk wrijft in zijn handen. “Dat wordt leuk”.



Reacties


Replay Reactie

Anuleren replay

Laat een reactie achter

Enkele gegevens ontbreken of zijn onjuist

Het formulier kan nog niet worden verzonden omdat het nog niet helemaal (correct) is ingevuld.

Verplicht*

** Verplicht, wordt nergens getoond.